Hausverwaltung wechseln: So läuft der Verwalterwechsel in der WEG

Eine Eigentümergemeinschaft kann ihre Hausverwaltung jederzeit wechseln. Dafür braucht es einen Beschluss der Eigentümerversammlung, der den alten Verwalter abberuft und einen neuen bestellt. Der Verwaltervertrag mit dem bisherigen Verwalter endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Gut vorbereitet dauert der Wechsel von der Entscheidung bis zur Übergabe wenige Monate.

Wann lohnt sich ein Wechsel?

• Abrechnungen kommen zu spät oder sind fehlerhaft
• Anfragen bleiben wochenlang unbeantwortet
• Beschlüsse werden nicht oder nur schleppend umgesetzt
• Instandhaltung wird aufgeschoben, Schäden werden größer
• Die Gemeinschaft hat kein Vertrauen mehr in die Zahlen

Einzelne Ärgernisse lassen sich oft im Gespräch klären. Häufen sich die Probleme, ist ein Wechsel meist die bessere Lösung als jahrelange Unzufriedenheit.

Schritt 1: Mehrheit und Alternativen klären

Sprechen Sie mit den anderen Eigentümern und dem Verwaltungsbeirat. Für die Abberufung reicht die einfache Mehrheit der abgegebenen Stimmen in der Versammlung. Holen Sie parallel Angebote von zwei bis drei Verwaltungen ein, damit die Versammlung direkt einen Nachfolger bestellen kann.

Schritt 2: Verwalter abberufen und neuen bestellen

Beide Punkte gehören auf die Tagesordnung der Eigentümerversammlung: die Abberufung des bisherigen Verwalters und die Bestellung des neuen, dazu der Abschluss des neuen Verwaltervertrags. Seit der WEG-Reform 2020 kann der Verwalter jederzeit ohne wichtigen Grund abberufen werden. Der alte Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, oft wird ein früherer Termin vereinbart.

Die Bestellung des neuen Verwalters ist auf höchstens fünf Jahre befristet, nach der Begründung des Wohnungseigentums zunächst auf drei Jahre.

Schritt 3: Übergabe der Unterlagen

Der bisherige Verwalter muss der Gemeinschaft alle Unterlagen herausgeben. Dazu gehören insbesondere:

• Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung und Beschlusssammlung
• Protokolle der Eigentümerversammlungen
• Verwaltervertrag, Versicherungs- und Wartungsverträge
• Kontounterlagen, Buchhaltung, Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne
• Eigentümerliste mit Kontaktdaten und Miteigentumsanteilen
• Baupläne, Energieausweis, Prüfprotokolle

Der neue Verwalter prüft die Unterlagen auf Vollständigkeit, übernimmt die Konten und informiert alle Eigentümer über die neuen Ansprechpartner und Bankverbindungen.

Zertifizierter Verwalter

Seit Dezember 2023 können Eigentümer verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird, also jemand mit bestandener IHK-Prüfung oder gleichgestellter Qualifikation. Für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Einheiten gilt eine Ausnahme, wenn ein Eigentümer selbst verwaltet und nicht mindestens ein Drittel der Eigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangt.

Typische Fehler beim Wechsel

• Abberufung beschlossen, aber kein Nachfolger bestellt: Die Gemeinschaft steht ohne Verwalter da.
• Neuer Verwaltervertrag nicht beschlossen: Der Verwalter ist bestellt, aber Vergütung und Leistungen sind offen.
• Keine Frist für die Unterlagenübergabe vereinbart.
• Jahresabrechnung für das laufende Jahr nicht geregelt: Zuständig ist der Verwalter, der zum Zeitpunkt der Erstellung im Amt ist.

Wechsel zu uns

Wir übernehmen Gemeinschaften von Bonn bis Koblenz, prüfen die Unterlagen des bisherigen Verwalters und informieren alle Eigentümer über die nächsten Schritte. Mehr dazu auf der Seite WEG-Verwaltung.