Nebenkostenabrechnung: Diese Unterlagen brauchen Sie

Für die Nebenkostenabrechnung brauchen Sie die Mietverträge, alle Rechnungen und Bescheide des Abrechnungsjahres, die Vorauszahlungen Ihrer Mieter und die Angaben zur Verteilung, also Wohnflächen, Personenzahlen und Zählerstände. Mit dieser Checkliste haben Sie alles beisammen, bevor Sie anfangen oder die Abrechnung abgeben.

Die Checkliste

• Mietverträge: Dort steht, welche Nebenkosten der Mieter trägt und nach welchem Schlüssel verteilt wird.
• Rechnungen und Bescheide: Grundsteuerbescheid, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Versicherungen, Allgemeinstrom, Hausmeister, Gartenpflege, Schornsteinfeger.
• Heizkostenabrechnung: Die Abrechnung Ihres Messdienstes mit den Verbrauchswerten je Wohnung.
• Vorauszahlungen: Was jeder Mieter im Abrechnungsjahr tatsächlich gezahlt hat.
• Verteilungsgrundlagen: Wohnflächen, Personenzahl je Wohnung und Zählerstände.
• Mieterwechsel: Ein- und Auszugsdaten, falls im Laufe des Jahres jemand gewechselt hat.
• Vorjahresabrechnung: Hilft beim Vergleich und zeigt, wie bisher verteilt wurde.

Welche Kosten gehören in die Abrechnung?

Abrechnen können Sie die laufenden Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Welche Kostenarten das sein können, regelt die Betriebskostenverordnung. Typisch sind:

• Grundsteuer
• Wasser und Abwasser
• Heizung und Warmwasser
• Müllabfuhr und Straßenreinigung
• Gebäudereinigung und Gartenpflege
• Allgemeinstrom, zum Beispiel für die Treppenhausbeleuchtung
• Schornsteinfeger
• Gebäude- und Haftpflichtversicherung
• Hausmeister und Aufzug

Was nicht in die Abrechnung gehört

Verwaltungskosten, Reparaturen und Rücklagen für die Instandhaltung zahlt der Vermieter selbst. Auch die Gebühren für den Kabel-TV-Anschluss lassen sich seit Juli 2024 nicht mehr über die Nebenkosten abrechnen.

Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?

Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember 2026 beim Mieter angekommen sein. Kommt sie später, kann der Vermieter eine Nachzahlung in der Regel nicht mehr verlangen.

Unterlagen beisammen, aber keine Zeit zum Rechnen?

Dann schicken Sie uns die Unterlagen als Scan oder Foto. Wir erstellen die Abrechnungsservice für Sie, eine Abrechnung je Mieter als PDF.