E-Rechnung für Vermieter und Eigentümergemeinschaften: Was ab 2025, 2027 und 2028 gilt
Auf einen Blick
- Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können.
- Eigentümergemeinschaften gelten umsatzsteuerlich als Unternehmen, auch wenn alle Eigentümer selbst wohnen.
- Ausstellen müssen E-Rechnungen ab 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 alle.
- Wer nur umsatzsteuerfrei an Privatleute vermietet, muss seine eigenen Rechnungen und Mietverträge nicht umstellen.
Die E-Rechnung ist kein PDF per E-Mail, sondern eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat wie XRechnung oder ZUGFeRD, die sich maschinell auslesen lässt. Für viele Eigentümer klingt das nach einem Thema für Firmen. Tatsächlich sind aber auch Eigentümergemeinschaften und viele Vermieter betroffen.
Empfangen: Pflicht seit 2025
Seit Anfang 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen von anderen Unternehmen entgegennehmen können. Dazu zählen auch Eigentümergemeinschaften, denn sie gelten umsatzsteuerlich als Unternehmer. Das betrifft etwa Rechnungen von Handwerkern, Messdiensten oder Versorgern. In der Praxis reicht oft eine E-Mail-Adresse, an die die Rechnungen geschickt werden, und ein Programm, das die Dateien lesbar anzeigt und aufbewahrt.
Ausstellen: ab 2027 und 2028
| ab | Wer muss E-Rechnungen ausstellen? |
|---|---|
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr |
| 1. Januar 2028 | alle Unternehmen im Inland, für Rechnungen an andere Unternehmen |
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und bestimmte steuerfreie Leistungen.
Was das für Vermieter heißt
Wer Wohnungen an Privatpersonen vermietet, tut das in der Regel umsatzsteuerfrei. Dafür ändert sich bei den eigenen Rechnungen und Mietverträgen nichts, sie dürfen weiter auf Papier oder als PDF verschickt werden. Anders ist es bei Gewerbeflächen, für die zur Umsatzsteuer optiert wurde. Hier fallen Rechnungen an gewerbliche Mieter unter die neue Pflicht. Empfangen müssen aber auch Vermieter von Wohnraum E-Rechnungen können, etwa vom Handwerker.
Was das für Eigentümergemeinschaften heißt
- Die Gemeinschaft braucht eine Empfangsadresse für E-Rechnungen. Meist übernimmt das die Verwaltung.
- E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, nicht nur als Ausdruck.
- Die Buchhaltung sollte E-Rechnungen direkt einlesen können, das spart Zeit und Tippfehler.
Wenn wir die Finanzverwaltung Ihrer Gemeinschaft übernehmen, empfangen und verbuchen wir E-Rechnungen digital und bewahren sie vorschriftsmäßig auf. Steuerliche Einzelfragen klärt Ihr Steuerberater.
Quellen
Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen nach dem Stand des Aktualisierungsdatums und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Auskunft zu Ihrer Situation wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Ihren Eigentümer- beziehungsweise Mieterverein.